Chiến dịch
1. Lợi ích của chiến dịch
Chiến dịch là bản kế hoạch kinh doanh thu nhỏ được vạch ra để quản lý và CSKH
Sử dụng chiến dịch sẽ giúp bạn:
Đánh giá chính xác hiệu quả từng chiến dịch.
Có quy trình phối hợp giữa MKT và Sale, giảm thiểu xung đột giữa các phòng ban.
Chăm sóc tự động, tiết kiệm thời gian, nguồn lực trong quá trình chạy chiến dịch.
2. Phân quyền chiến dịch
Để tạo và quản lý chiến dịch trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Chiến dịch
Truy cập: Vào và xem được mục Chiến dịch trong tính năng Marketing
Thêm mới: Thêm mới chiến dịch trên hệ thống
Chỉnh sửa: Sửa được thông tin chiến dịch
Xóa: Xóa được chiến dịch
Xem tất cả: Xem tất cả chiến dịch trên hệ thống
3. Hướng dẫn tạo mới, sửa, xóa chiến dịch
3.1. Tạo mới chiến dịch
Truy cập vào hệ thống -> Marketing -> Chiến dịch -> Thêm mới
Màn hình thêm mới chiến dịch hiển thị như sau:
(1) Mã chiến dịch: bạn có thể chủ động tạo mã chiến dịch để dễ dàng lọc và tìm kiếm chiến dịch theo mã, hoặc nếu bạn bỏ trống hệ thống sẽ tự động sinh ra mã.
(2) Tên chiến dịch: bạn đặt tên chiến dịch để dễ dàng phân biệt giữa các chiến dịch với nhau và cũng để dễ dàng tìm kiếm.
(3) Thời gian chờ để đăng ký cơ hội mới: Khoảng thời gian chờ kể từ lúc KH được đưa vào chiến dịch cho đến lúc nhân viên được đăng ký phụ trách khách hàng.
(4) Cho phép trùng cơ hội: Trong chiến dịch mỗi khách hàng được định nghĩa là 1 cơ hội. Nên cho phép trùng cơ hội đồng nghĩa với việc cho phép trùng khách hàng trong chiến dịch. Trường hợp nào thì nên cho phép trùng cơ hội và trường hợp nào thì không nên cho phép trùng cơ hội?
- Trường hợp: nếu là chiến dịch dài hạn thì nên cho phép trùng cơ hội vì chiến dịch này diễn ra trong một thời gian dài, để bạn có thể theo dõi được các cơ hội đăng ký lại.
- Trường hợp: Nếu là chiến dịch ngắn hạn thì bạn không nên cho phép trùng cơ hội vì đây là chiến dịch diễn ra trong thời gian ngắn.
(5) Người quản lý: Người được quyền quan sát toàn bộ hoạt động của những người bán hàng trong chiến dịch, theo dõi tình trạng cơ hội trong chiến dịch, có quyền thay đổi cài đặt chiến dịch.
(6) Người bán hàng: Nhân viên được tham gia vào chiến dịch. Trong phần này, Getfly linh động lựa chọn: Tất cả (tất cả các TK được tạo ra trên hệ thống), Phòng ban (Chọn nhân viên tham gia theo chiến dịch từng phòng ban), Nhân viên (Linh động chọn những nhân viên phù hợp để tham gia vào chiến dịch). Tùy vào mục tiêu của chiến dịch bạn lựa chọn người bán phù hợp tham gia vào chiến dịch.
(7) Tự động phân chia cơ hội: Chế độ tự động chia KH tham gia vào chiến dịch. Khi tích chọn phần này, khi KH vào chiến dịch sẽ tự động chia đều cho những người được tích chọn. Tự động phân chia cơ hội theo lượt: Chia theo thứ tự của user, user nào được tạo trước thì chia cho user đó trước. Trường hợp bạn muốn người tham gia trong chiến dịch chủ động vào chiến dịch để đăng ký nhận khách hàng thì bạn không lựa chọn phân chia tự động.
(8) Ẩn thông tin cơ hội: Ẩn đi tên, SĐT và Email của KH với tất cả người tham gia trong chiến dịch trừ những người có quyền xem tất cả các cơ hội, người phụ trách cơ hội và người quản lý chiến dịch.
(9) Cài đặt khi thành công - thất bại: Đưa cơ hội thành công/thất bại vào 1 chiến dịch mới. Thường sử dụng đối với các bên áp dụng quy trình liên tiếp giữa các phòng ban, sử dụng nhiều chiến dịch nối tiếp nhau để CSKH hoặc khai thác triệt để thông tin khách hàng nhằm mục đích sale/upsell.
(10) Phương pháp tiếp cận: Quá trình để tiếp cận với khách hàng hoặc các bước thực hiện trong 1 chiến dịch để đạt mục tiêu cuối cùng là có thể upsale hoặc bán được hàng cho khách hàng. Bạn có thể chủ động thay đổi vị trí các bước, hoặc chủ động thêm các bước và lưu ý những bước mục tiêu luôn để cuối cùng.
(11) Thêm bước: Bạn chủ động tạo thêm bước tiếp cận khách hàng.
(12) Khách hàng mục tiêu: lựa chọn khách hàng thêm vào chiến dịch
Sau khi hoàn thành các bước trong chiến dịch bạn check lại một lần nữa sau đó click Hoàn thành
3.2. Chi tiết chiến dịch
Tại màn hình chi tiết chiến dịch
(1) Lựa chọn chiến dịch: lựa chọn chiến dịch mình là người tham gia hoặc là người quản lý chiến dịch.
(2) Người phụ trách: biết được người phụ trách chiến dịch này là ai. Người được quyền quan sát toàn bộ hoạt động của những người bán hàng trong chiến dịch, theo dõi tình trạng cơ hội trong chiến dịch, có quyền thay đổi cài đặt chiến dịch.
(3) Người liên quan: biết được những ai là người tham gia trong chiến dịch
(4) Tên cơ hội: Tìm kiếm nhanh thông tin tên cơ hội và tìm kiếm nâng cao lựa chọn mũi tên để tìm kiếm theo nhiều thông tin hơn.
(5) Trộn: Chia những cơ hội chưa có người phụ trách, cơ chế chia là chia đều cho những người được lựa chọn.
(6) Tôi: là những cơ hội do chính bạn là người phụ trách mặc định khi truy cập vào chi tiết chiến dịch thì sẽ hiển thị những cơ hội do bạn là người phụ trách.
(7) Tất cả: là tất cả các cơ hội được thêm vào chiến dịch.
(8) Chưa có: là hiển thị những cơ hội chưa có người phụ trách trong chiến dịch
(9) Kanban: lựa chọn hiển thị chiến dịch theo dạng cột
(10) Danh sách: lựa chọn hiển thị chiến dịch theo dạng danh sách từng trạng thái
(11) Tin nhắn: chi tiết logs thêm mới, chỉnh sửa,.. cơ hội trong chiến dịch
(12) Cài đặt chiến dịch
Tải khách hàng: tải danh sách cơ hội trong chiến dịch theo dạng file excel.
Thống kế chiến dịch: thống kế báo cáo link sang phần KPI (F7)
Gửi email: gửi email MKT tới khách hàng.
Khóa chiến dịch: với những chiến dịch ngắn hạn, ví dụ như chiến dịch giảm giá tháng 10, sau khi hết thời gian đăng ký chốt dịch sách cơ hội được hưởng ưu đãi giảm giá, có thể khóa chiến dịch lại để không thêm được cơ hội hoặc những người liên quan trong chiến dịch không thao tác được trong chiến dịch.
Reset chiến dịch: khi reset chiến dịch thì những cơ hội sẽ được chuyển về không có người phụ trách và để có thể sử dụng tính năng trộn ở bên trên để chia lại người phụ trách cơ hội.
Sao chép chiến dịch: Để có thể sao chép toàn bộ cơ hội, những cơ hội thành công, những cơ hội thất bại của chiến dịch này sang 1 chiến mới.
Sửa chiến dịch: chỉnh sửa lại thông tin chiến dịch.
Xóa chiến dịch: xoá chiến dịch khỏi hệ thống.
(13) Thêm cơ hội: tạo mới cơ hội trong chiến dịch
3.3. Sửa chiến dịch
Bạn click vào màn hình chi tiết một chiến dịch -> chọn Cài đặt -> Chọn Sửa chiến dịch
3.4. Xóa chiến dịch
Bạn click vào màn hình chi tiết một chiến dịch -> chọn Cài đặt -> chọn Xóa chiến dịch
4. Quản lý chiến dịch
Truy cập vào Marketing -> Chiến dịch, màn hình hiển thị danh sách toàn bộ chiến dịch trên hệ thống
(1) Tên chiến dịch: tìm kiếm theo tên chiến dịch
(2) Người tạo chiến dịch: tìm kiếm theo người tạo chiến dịch
(3) Trạng thái chiến dịch: Lọc theo chiến dịch đang sử dụng hoặc chiến dịch đã xoá
(4) Thời gian: tìm kiếm theo thời gian tạo chiến dịch
(5) Sắp xếp theo cập nhật mới: khi có thay đổi về số cơ hội mới trong chiến dịch
(6) Thông tin chiến dịch: bao gồm tên chiến dịch, thời gian tạo, người phụ trách
(7) Số cơ hội mới được tạo ra trong tháng của chiến dịch đó
(8) Tổng số khách hàng trong chiến dịch đó từ khi tạo đến thời điểm hiện tại
(9) Thao tác nhanh: Sửa/ Xoá chiến dịch.
5. Video hướng dẫn
6. Tính năng phân chia cơ hội tự động trong chiến dịch
1. Tính năng tự động phân chia cơ hội trong chiến dịch của Getfly được sử dụng khi nào?
Khi chạy chiến dịch quảng cáo (Facebook, Google, Zalo...) và cần phân chia cơ hội phát sinh tự động cho từng nhân viên.
Khi tải lên danh sách khách hàng tiềm năng vào một chiến dịch cụ thể và muốn hệ thống tự động gán người phụ trách cho cơ hội và khách hàng.
Khi muốn đảm bảo mỗi nhân viên chỉ được phân số lượng lead hợp lý, tránh trùng lặp hoặc chênh lệch quá nhiều.
Khi chỉ muốn phân chia cho các nhân viên với điều kiện nhất định (vd: đã xử lý hết các khách hàng trong mối quan hệ Mới)
2. Hướng dẫn thao tác cài đặt phân chia cơ hội trong Chiến dịch
Bạn cần được phân quyền Thêm mới và Sửa chiến dịch để có thể tạo và cài đặt tự động phân chia cơ hội.
Bạn vào Marketing → Chiến dịch → Tạo mới / Sửa chiến dịch → Tại bước (2) Xem trước dữ liệu cài đặt phần phân chia cơ hội
Các nguyên tắc tự động phân chia sẽ theo các phương án như sau trên Getfly CRM :
Tự động phân chia cơ hội: Hệ thống sẽ tự động phân chia cơ hội cho những user được chọn theo nguyên tắc đảm bảo các user có số lượng cơ hội bằng nhau. Sau khi bằng số cơ hội, mới chia lần lượt theo vòng.
Tự động phân chia theo lượt: Hệ thống ngay từ đầu sẽ chia lần lượt cơ hội theo vòng cho các bạn được tích chọn (không quan tâm trước đó các bạn đang có bao nhiêu cơ hội)
Tự động phân chia theo %: Mỗi khi có cơ hội mới vào chiến dịch. Hệ thống sẽ chia cơ hội theo tỷ trọng % của từng bạn theo thứ tự từ trên xuống dưới, bạn nào đã đạt đủ tỷ trọng (số cơ hội phụ trách/ tổng cơ hội trong chiến dịch) theo cài đặt thì sẽ không nhận cơ hội nữa mà xét tiếp user tiếp theo.
3. Hướng dẫn cài đặt các cơ chế Tự động phân chia cơ hội trên Getfly:
3.1. Tự động phân chia cơ hội
3.1.1. Nếu không tích chọn “Số khách hàng phụ trách”
- Hệ thống sẽ tự động phân chia cơ hội cho những user được chọn theo nguyên tắc đảm bảo các user có số lượng cơ hội bằng nhau
- Nếu có nhân sự mới thêm vào sẽ chia cho nhân sự mới tới khi nào số cơ hội có bằng những nhân sự cũ, sau đó mới chia đều tiếp
3.1.2. Nếu tích chọn “Số khách hàng phụ trách”
- Cơ hội trong chiến dịch sẽ chia dựa vào cài đặt Số khách hàng phụ trách thuộc Mối quan hệ đã chọn với điều kiện cụ thể (lớn hơn/nhỏ hơn/lớn hơn bằng/nhỏ hơn bằng Giá trị)
Ví dụ: Bạn muốn: Nhân viên chỉ còn tối đa khách hàng ở trạng thái Mới phải ít hơn 10 thì mới được nhận cơ hội mới
→ Bạn thao tác chọn tích Số khách hàng phụ trách → Chọn Mối quan hệ: Mới → Điều kiện: Nhỏ hơn → Giá trị: 10
Lưu ý:
Nếu các bạn nhân viên đều thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ ưu tiên chia cho nhân viên đang có số cơ hội ít nhất sao cho bằng với các user còn lại thì mới tiếp tục chia theo lượt
Nếu số lượng cơ hội của các bạn nhân viên đều bằng nhau thì thứ tự chia sẽ theo danh sách nhân viên hiển thị từ trên xuống dưới.
3.2. Tự động phân chia theo lượt:
Chia theo thứ tự của nhân viên, nhân viên nào được tạo trước thì chia cho nhân viên đó trước, sẽ chia lần lượt không ưu tiên người mới hay cũ
3.3. Tự động phân chia theo %:
- Hệ thống sẽ tự động phân chia cơ hội theo % mà bạn cài đặt cho các nhân viên và theo từ trên xuống dưới danh sách nhân viên hiển thị trong cài đặt chiến dịch.
- Cần phải cài đặt % Phân chia sao cho tổng % của các nhân viên được tích bằng 100%.
- Cứ mỗi 1 cơ hội mới vào hệ thống, hệ thống sẽ tính số % phụ trách cơ hội của từng nhân viên và xét từ trên xuống dưới để chia cơ hội.
Ví dụ: Chiến dịch được cài đặt như sau: Long 30%, Dương 40%, Tú 30%. Tổng số cơ hội đang có sẵn trong chiến dịch là 10, Long đang có sẵn 3 cơ hội, Dương 5 cơ hội và Tú 2 cơ hội.
- Như vậy khi thêm mới 1 cơ hội trong chiến dịch, tổng cơ hội trong chiến dịch là 11. Tỷ trọng % thực tế lúc này của các bạn là:
Long: 3 / 11 * 100% = 27,3% => Chia cho Long, số cơ hội của Long = 4
- Thêm 1 cơ hội tiếp theo → Tổng số cơ hội là 12. Tỷ trọng % thực tế lúc này của các bạn là:
Long: 4/12*100% = 33,33% > 30% → Bỏ qua Long
Dương: 5/12*100% = 41,6% > 40% → Bỏ qua Dương
Tú: 2/12*100% = 16,7% < 30% → Chia cho Tú
… Tương tự với các cơ hội tiếp theo.
Lưu ý: Tổng số lượng cơ hội được đưa vào chiến dịch sẽ được tính theo từ trước đến nay của chiến dịch chứ không phải từ thời điểm cập nhật tự động phân chia theo %
Last updated