Quản lý công việc
Last updated
Last updated
Quản lý công việc trên Getfly sẽ giúp bạn:
Tăng hiệu quả công việc: Getfly CRM giúp doanh nghiệp quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức, tập trung vào các công việc quan trọng.
Giảm thiểu sai sót: Getfly CRM giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát công việc một cách chặt chẽ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, đảm bảo chất lượng công việc.
Tăng khả năng phối hợp: Getfly CRM giúp doanh nghiệp phối hợp công việc giữa các nhân viên một cách hiệu quả hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu chung một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Getfly CRM giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để tạo và quản lý công việc trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Quản lý công việc
Truy cập: Vào và xem được mục công việc
Thêm mới: Thêm mới công việc trên hệ thống
Sửa: Sửa được thông tin công việc
Xóa: Xóa được công việc
Xem tất cả: Xem tất cả công việc trên hệ thống
Truy cập vào hệ thống -> Công việc -> Thêm mới
Màn hình thêm mới công việc hiển thị như sau:
(1) Tên công việc
(2) Thời gian thực hiện: Bắt đầu và kết thúc vào ngày giờ nào
(3) Thông tin công việc: Bao gồm dự án (công việc thuộc dự án nào), loại công việc (tuỳ từng công ty sẽ set up loại công việc khác nhau), mã công việc, màu sắc công việc
(4) Nội dung công việc
(5) Người thực hiện: người phụ trách và thực hiện công việc
(6) Người tham gia: những người có liên quan hoặc tham gia hỗ trợ trong công việc
(7) Khách hàng liên quan: Nếu công việc liên quan đến khách hàng bạn tìm kiếm thông tin khách hàng liên quan
(8) Tài liệu đính kèm
Sau khi nhập đầy đủ thông tin bạn click vào Thêm mới để hoàn tất tạo công việc
Tại màn hình chi tiết công việc
Bạn có thể để lại ý kiến hoặc phản hồi, góp ý cho công việc bằng cách nhập bình luận (trao đổi), đính kèm file, tag tên nhân sự và check in địa điểm trong chi tiết công việc
Bạn click vào màn hình chi tiết một công việc -> chọn Chỉnh sửa
Bạn cũng có thể sửa nhanh được thông tin công việc bằng cách click vào các thông tin: tên công việc, thời gian thực hiện công việc, khối lượng công việc, nội dung công việc, người thực hiện,...
Lưu ý tài khoản có quyền chỉnh sửa công việc bao gồm:
Người giao việc
Cấp trên của người nhận việc ( trong cùng một phòng ban hoặc khác phòng ban thì cấp cao nhất)
Cấp trên của người giao việc
Bạn click vào màn hình chi tiết một công việc -> chọn Hủy bỏ
Hủy công việc là thao tác thay đổi trạng thái công việc thành "Đã hủy". Công việc đã hủy sẽ không được hiển thị trong danh sách công việc, nhưng vẫn có thể được khôi phục lại. Hủy công việc được sử dụng khi bạn muốn tạm dừng thực hiện công việc hoặc không muốn thực hiện công việc nữa
Lưu ý tài khoản có quyền hủy công việc bao gồm:
Người tạo việc
Cấp trên của người nhận việc
Người có quyền xem tất cả công việc
Cấp trên của người giao việc
Bạn click vào màn hình chi tiết một công việc -> click 3 chấm -> chọn Xóa công việc
Xóa công việc là thao tác xóa hoàn toàn công việc khỏi hệ thống. Công việc đã xóa sẽ không thể được khôi phục lại. Xóa công việc được sử dụng khi bạn muốn loại bỏ hoàn toàn công việc khỏi hệ thống
Lưu ý tài khoản có quyền xóa công việc bao gồm:
Người tạo việc
Cấp trên của người thực hiện công việc
Người có quyền xem tất cả công việc
Timeline công việc là một bản kế hoạch sắp xếp các công việc cần thực hiện theo thời gian. Timeline công việc giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và tránh các rủi ro phát sinh
Truy cập vào Công việc -> Timeline, màn hình hiển thị danh sách công việc dạng timeline
(1) Tìm kiếm tên công việc
(2) Bộ lọc: tìm kiếm theo các điều kiện khác
(3) Tất cả/Tôi: lựa chọn hiện thị công việc tôi thực hiện hoặc tất cả các công việc tôi liên quan
(4) Timeline công việc: công việc sắp xếp theo thứ tự thời gian hoàn thành công việc Hôm nay, quá hạn, sắp tới
(5) Báo cáo: thống kê KPI công việc
Truy cập vào Công việc -> Dự án -> Kanban, màn hình hiển thị danh sách công việc sắp xếp theo trạng thái liên quan, bạn cũng có thể cập nhật trạng thái bằng cách kéo thả công việc
Hệ thống hiện thị 3 trạng thái mặc định: Mới giao, Đang tiến hành, Hoàn thành, bạn cũng có thể thêm mới trạng thái theo mong muốn
Truy cập vào Công việc -> Dự án -> Lịch, màn hình hiển thị danh sách công việc sắp xếp theo dạng lịch để bàn, giúp bạn dễ dàng theo dõi và sắp xếp công việc theo từng ngày
Để xem thông kê công việc trên hệ thống bạn cần phải được phân quyền cho chức năng Thống kê KPI Công việc
(1) Công việc: Thống kê tổng công việc mà họ là người thực hiện trong tháng và cả công việc đã hủy.
(2) Tổng số công việc (h): là thống kê tổng công việc đã xác nhận hoàn thành trong tháng và tổng giờ hoàn thành công việc, sẽ tính từ thời điểm tạo công việc đó đến thời điểm xác nhận hoàn thành công việc là mất bao nhiêu giờ. Lưu ý: Số giờ hệ thống đang làm tròn lên, nếu anh chị cần xem thời gian cụ thể hoàn thành công việc có thể click vào số lượng và tải xuống sẽ xem chi tiết
(3) Đánh giá: Số sao trong công việc, mặc định khi công việc xác nhận hoàn thành thì là 2 sao, ngoài ra thì những ai là người tham gia trong công việc thì đều có thể đánh sao và hệ thống sẽ ghi nhận số sao đánh giá gần nhất.
(4) Tổng trung bình: Tổng trung bình số sao đánh giá sau mỗi lần hoàn thành công việc. Tổng trung bình = Tổng số sao đánh giá / Tổng số công việc hoàn thành
(5) Hoàn thành chậm: những công việc đã hoàn thành nhưng hoàn thành sau thời gian kết thúc trong công việc.
(6) Chậm tiến độ: thống kê toàn bộ công việc đang bị chậm tiến độ căn cứ dựa trên thời gian kết thúc trong công việc.
(7) Đang tiến hành: là những công việc đang trong thời gian thực hiện.
(8) Chờ xác nhận: là những công việc đang được chờ xác nhận hoàn thành.
(9) Hủy bỏ: Số công việc hủy bỏ
Bảng này thống kê số công việc của các nhân viên được hoàn thành trong tháng
(click vào các mốc thời gian sẽ hiển thị con số cụ thể)
DK = Dự kiến công việc là những công việc nhân viên đươc giao trong tháng
HT = Hoàn thành công việc là những công việc đươc hoàn thành từ DK
Cách tính trung bình công việc dự kiến/ hoàn thành trong tháng của mỗi nhân viên = Tổng công việc của các nhân viên (không tính công việc đã hủy) / số lượng nhân viên
